IM241003 Interim Projektassistenz m/w/d

Unser Kunde ist ein renommiertes Unternehmen der im Bereich Mining & Minerals mit Sitz im Norden von Bayern. Zur Unterstützung eines Projektteams das Investitionstätigkeiten im hohen 2-stelligen Millionenbetrag betreut, suchen wir eine freiberuflich tätige Projektassistenz für einen längeren Zeitraum von ca 2 Jahren.

Vorbemerkung:

Die nachstehenden Punkte beschreiben das Aufgabengebiet eines Sekretariats / Projektassistenz innerhalb der Projektorganisation mit einem Project-Support-Office (PSO).
Die Position erfüllt in hohem Maße eine Service-Aufgabe gegenüber dem Projektleiter, dem Projektteam und in der Projektkommunikation mit allen Projektbeteiligten.
Das gesamte Aufgabengebiet macht die Notwendigkeit von Teamarbeit deutlich. Die Abstimmungsprozesse erfordern eine erfahrene, durchsetzungsstarke und organisationsstarke Persönlichkeit mit Projekterfahrung und vertrautem Umgang mit Office-Anwendungen.
Innerhalb der Projektorganisation und je nach Auslastung auch für die betriebliche Organisation, sind Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben zu erledigen.
Alle anfallenden Aufgaben müssen sachlich richtig, termingerecht und effizient erledigt werden.

Aufgabenbereich, Verantwortungen, Zuständigkeiten etc.

Aufgabenschwerpunkt ist die Projektunterstützung und Projektmitarbeit bei den Projekten sowie nachstehende Tätigkeiten:

Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben

  • Text- und Datenverarbeitung innerhalb der Projektorganisation
  • Korrespondenz, Postbearbeitung, Schreibdienste und Ablagetätigkeiten
  • Organisation und Ablage der E-Mail-Korrespondenz
  • Registration, Codierung und Verteilung von Dokumenten
  • Terminkoordination, Besprechungsorganisation
  • Telefondienst, -vermittlung
  • Kopierarbeiten und Dokumentationspflege
  • Beschaffung von Büromaterialien
  • Datenpflege in den bestehenden Unternehmens-Datenbanken, u.a. SAP
  • Reiseorganisation
  • Weitere Aufgaben in Verbindung mit der Abwesenheitsvertretung vergleichbarer Positionen im Unternehmen

Projektarbeit

  • administrative und koordinierende Tätigkeiten
  • Unterstützung des Projektleiters und des Projektteams
  • Unterstützungsleistungen Projektkommunikation
  • Vorbereitung regelmäßiger Projektstatusberichte an die GF
  • Überwachung der Zahlungs-Meilensteine / Ausgangsrechnungen
  • Zuarbeit Termin- und Ressourcenüberwachung
  • Zuarbeit Cash-Flow / Mittelabflussplanung in Abstimmung mit PL
  • Überprüfung Auftragsabwicklung / Expediting
  • Unterstützungsleistungen Qualitätssteuerung
  • Organisation-Rechnungsdurchlauf / Projektbuchhaltungsaufgaben
  • Projektofficetätigkeiten gemäß den individuellen Projektregeln
  • Dokumentenmanagement über ein Projektportal / Sonstige Lösungen

Anforderungen / Qualifikation / Arbeitsbedingungen

  • Sprachkenntnisse Englisch
  • PKW-Führerschein erforderlich
  • Umgang mit Software: SAP,   MS Office-Anwendungen (Word, Excel, Power-Point)

Qualifikation

  • Büromanagement,
  • Zuverlässigkeit,
  • Teamfähigkeit,
  • Kommunikationsfähigkeit,
  • Flexibilität,
  • strukturierte Arbeitsweise,
  • gutes Organisationsvermögen,
  • Kenntnisse im Rechnungswesen

Einsatzort: Bayern – Nord                     Projektdauer: Start asap für ca 2 Jahre

Projektnummer: IM241003

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